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法律英语写作技能养成记 编辑:王勇 徐巧玲 2018-04-08

 

 

 

随着中国经济转型升级和对工匠精神的日益重视,涉外法律服务也需要从低成本、粗放型总量扩张模式转向注重质量、专业的精细化运营模式。中国境外投资项目很大一部分都不得不适用英美普通法。而普通法更注重商事合同当事人意思自治,合同说明一般适用“客观标准”,即通过合同中所用词语的通常含义来推断订约双方的主观意图。如果合同写得不好,“主观意图”无法证明,“法律规定”也很难帮得上你。所以法律文书的写作质量就是法律服务质量的核心要素。

 

律师写出来的英文合同,是否表意清楚、考虑周到、逻辑严密、切实可行,直接关系到数以亿万计的投资成败和风险分配,不得不慎重对待。在新形势下,涉外律师已经不能只满足于“会用英文写作”,“能让人大致看懂”,而是要在法律英文写作质量上精益求精,对标国际一流律所。对于以英语为第二语言的中国涉外律师,这绝非易事。

 

行家一出手、就知有没有。纸上三句话、场外十年功。随便写一封几句话的英文电邮,就足以看出律师的水平如何。不仅需要英语能力、法律常识,更需要具备逻辑推理能力、熟悉行业和市场惯例、东西方学问差异、双方当事人的思维习惯。笔者尝试站在中国律师的角度,总结什么是国际一流的法律英语写作质量标准,梳理法律英语写作中的常见注意问题,以及提高法律英语写作技能的方法,供年轻律师参考。

 
 

 

 
 
 

什么是国际一流质量标准的法律文书?

 
 
 

国际一流律所普遍重视法律文书的写作质量,很多都有自己成文的写作质量标准和文书格式要求,也有不同的流派。一般而言,美国所的写作风格较为传统,多用长句、长段和复杂词语。英国、澳大利亚律所则较流行Plain English的写作风格,注重简短、分段和使用简单词语。因此并没有统一的标准。

 

对于英文非母语的中国律师,笔者认为更适合学习英澳Plain English的写作风格,并且根据中国律师的习惯总结了“三大要求、九项注意、三大法宝”。如果一名中国律师写的英文合同能做到三大要求、九项注意,并且熟练地运用了三大法宝,就可以说基本达到了国际一流律所的英文写作质量标准,可以与国际律师事务所同场竞技了。

 

 
 
 

法律英语写作的三大要求

 
 
 

 

1

Clear(清楚)

清楚是最重要的一条,然而说起来容易,写起来难。要让读者明白你在说什么,而不可能引起误会,要在逻辑上排除任何其他可能的意思。因此一句话要结构要完整,主谓宾定状补都不能少。提及名字、名称等要尽量要写全名、全称(有定义的除外)。 

 

2

 Concise(简明)

在表意清楚的前提下,最大程度地简化,多余的话及重复的话一句都不能有,甚至一个单词都不能有,能用一个单词表达的就绝不用两个单词。任何问题只说一次,如果想要强调,可以斜体加粗,但不要重复。任何文件如果长过一页,就应该在前面加上executive summary。

 

法律文件的读者往往是日理万机的企业高管,一份清楚、简明的法律文件可以让他们用更快的速度读完读懂,从而节省时间做更多管理工作。高管的时间就是企业的价值,因此高质量的法律文件,还能帮助企业提高GDP。

 

3

Thorough(全面)

为了防范风险,法律文件必须全面、详尽、考虑周到、条款完备,对每一事项、风险、问题都需要明确、具体的约定,不能有任何遗漏。

 

要做到clear和through,就不可避免地要写长一些,但concise又要求短,因此长和短是一对矛盾,需要根据具体情况实现动态平衡。

 

 
 
 

法律英语写作的九项注意

 
 
 

为了实现三大要求,就需要做到如下“九项注意”。

 

1

注意逻辑(Logical)和周密性(Comprehensive)

为避免风险,必须穷尽一切可能、堵塞一切漏洞。 全文必须逻辑严密、无隙可乘,不能自相矛盾。另外,各个不同段落之间的关系也必须明确。

 

2

注意实用性(Practical)

客户不是来付费学法律的,罗列一堆法律规定却没有最终建议(recommended actions),这样的法律意见一文不值。前面可能分析了很多法律和风险,但最后还是要落脚在解决方案上,告诉客户现在该怎么办、能怎么办。

 

合同也一样,规定再完美,如果没有考虑到实际可实行性,也是一纸空文。

 

3

注意前后文一致(Consistent)

上下文之间,同一项目的多份法律文件之间,必须保持高度一致。例如定义词语要统一,全文格式要统一,对同一事物、同一法律关系的用词要统一,否则万一发生争议,任何一点都有可能被抓住大做文章。

 

4

注意细节精确(Precise)

律师要像福尔摩斯一样推理,像精密机器工程师一样精准计算。对每一个条款要字斟句酌,不放过任何细节,以免产生歧义。例如:

 

(1)“合同年”的定义是每年的1月1日到12月31日(合同开始日所在的第一年除外)。

(2)“合同开始日”是2017年6月1日。

(3)“合同期”是10个合同年。

(4)合同期到2027年5月31日结束。

 

在上述例子中,如果按照合同期是10个合同年,则合同期应到2026年的12月31日结束。因此上述(3)与(4)是互相矛盾的。

 

5

注意学问差异及客户的心理感受

西方人喜欢直奔主题,提供给外国客户的文件或意见不要含沙射影,应该先说结论再论证理由,先个体再整体,先案例再原理。另外,要注意客户自己写的东西,没有明显错误就不要改太多,否则可能让客户心里难受。

 

6

注意格式

法律文件的段落编号、段落缩进、字体、行间距、句间距、引用的法律法规的表述、字母大小写、斜体、加粗、单引号、双引号、注释、定义词语等格式必须保持全文一致。

 

7

遵循Plain English原则

Plain English意味着一种简易通俗的、直接的语言,与华而不实的、文绉绉的表达正好相反[1]。 使用Plain English是当今国际律所的潮流。笔者认为,遵循Plain English原则,要注意以下几点:

 

(1)用平易简单的词汇和表达方式。如thereafter、hereunder等较为生涩的词汇尽量少用,可以用after、under等来取代。

 

(2)避免中式英语。由于学问和法律体系的差异,要知道你懂的概念,外国人未必懂。例如凡是向外国客户提到Legal Representative, Registered Capital这样中国法律独有的概念,都需要名词说明一下。

 

(3)能用单数绝不用复数。在合同条款中,使用单数是指每一个体都有义务,复数则指向一群人,并不明确到底是谁的义务。因此,能使用单数的情况尽量使用单数。

 

(4)用短句不用长句。句子的平均长度决定了文书的易读性。牢记“25字原则”,将句子的平均长度控制在25字以内,如果太长就要使用后文所述的“拆迁”法宝。

 

(5)避免双重否定。用双重否定句容易把读者绕晕了,肯定句反而更简练、更直接。

示例[2]

-Notice will not be effective unless it is delivered in person or by certified mail.

-Notice will be effective only if it is delivered in person or by certified mail.

 

(6)能用主动句,就不用被动句。主动句通常用更少的字数,直接体现事情发生的时间顺序(行为人-行为-行为接受者),使读者更容易阅读。另外,英文也讲究对仗,前句主动式,后句也应主动式。

示例:

-It is agreed by the committee that the management be kept informed of developments in the telecoms sector.

-The committee agrees to keep the management informed of developments in the telecoms sector.

 

(7)能用动词,就不用名词。动词更能体现某人有义务做某件事情。

示例:

-The parties reached agreement on…

The parties agreed that… 

 

8

注意准确用词

(1)为使表达更加精确,避免因语意含糊产生争议,律师应该字斟句酌,准确使用每一词语。以“shall”为例,过去大家通常用它表达“必须”或“负有义务”。实际上,英美国家的法院认为“shall”可能具有“must”、“may”、“will”和“is”等多种含义[3]在表达“必须”时,“shall”被认为可能是过度使用了,为使表达更准确,可以用“must”代替“shall”表达“必须”之含义[4]

 

(2)谨慎使用一些特殊用词,例如best endeavors、gross negligence、willful misconduct、force majeure等,其可能有成文法或案例法上的特殊含义,与很多中国律师通常理解的不一样。如要证明对方有willful misconduct,根据普通法系各国的判例,都要承担较重的举证责任,一般比较难证明。

 

(3)固定用词和惯用搭配不要随意更改,例如:goods and chattels、full and void、fit and proper等。 

 

9

注意合同整体性

合同中每一条款的设置都有其基本的内涵外延及功能,相应的内容应当归到对应的条款中,以使各条款之间符合逻辑性的要求,从而使合同具有整体性。合同各部分的条款就像一人的各个部位,鼻子眼睛耳朵各司其职,混在一起就影响功能了。

 

所以不要把某方的义务写进定义里,或者在很多义务性条款后面都来一句“如果违反要怎么赔偿”,这就违反了合同的整体性原则,很容易引起条款之间互相矛盾,发生争议时不知道究竟应该适用哪一条。一份合同通常只能有一个赔偿条款,统一规定违反各部分规定的赔偿责任。

 

 
 
 

法律英语写作的“三大法宝”

 
 
 

 

1

 

定义法

任何超过一个词语才能说清楚的东西,必须第一时间定义。通过定义,法律文书将便于阅读,同时定义也确保了定义词语在全文中所表达含义的一致性。

 

2

 

引用法

对于已经提及过的内容,可以引用即可,没必要不断重复,例如“如双方于X日签订的XX协议第X条所述”。

 

3

 

 “拆迁法”(分段法)

(1)凡是遇到说不清楚的问题,凡是一句话超过25个字,就一个字“拆”。按逻辑顺序拆成不同的意思段落,分句、分段、分条款,肯定就能说清楚。

 

(2)不同的语意群必须分段,原则上一段只说一句话,尽量不超过三句,一有机会就分段,段落越多越好,不要密密麻麻挤在一段里。

 

示例:

Prior to the Completion Date, the company must:

(a) obtain all Regulatory Approvals;

(b) obtain all internal authorization; and

(c) complete ......

 

(3)分段、分点的时候,每一段、每一点开头的地方注意使用同样的词性,要么动词,要么名词,最好是动词。

 

(4)在电邮中,可以使用黑体字标题,分隔不同的段落。

 

 
 
 

怎样提高法律英语写作技能?

 
 
 
 

 

要想写得好,必须读得多。

阅读是写作的基础,特别是要大量阅读正规的书面英文,比如法院判例、合同范本。另外,如果能养成习惯每天阅读英语资讯30-60分钟,如Wall Street Journal、BBC、ABC、South China Morning Post,对于英语写作能力的提升也大有帮助。 

 

 

掌握常用词汇。

书面法律英语的很多词语、表达方式都是反复使用的,掌握这些常用词汇,可以使法律写作更有效率。

 

 

资深律师修改过的你的“作品”,都是很好的学习素材。

合伙人或高年级律师对于你起草的文件的每一处修改,你都应该仔细研读,思考为什么要这么修改,这么修改的好处是什么,下次如何提高。

 

 

反向review。

如果做英翻中,做完后又有时间自己review一遍,可以反向review,即先读自己写的中文,然后试着将它口译成英文,然后再去对比英文原文是怎么写的,看看人家为什么写得比自己好,有什么用词是可以学习并记在笔记本上的。

 

 

多检查。

最重要的是自己多检查几遍。写作技能、细心的工作习惯都是在一遍遍自查中练出来的,每份“作业”至少自查三遍才上交。 

 

1

END

1

 

注:

[1]Bryan A. Garner, Legal Writing in Plain English (Second Edition), University of Chicago Press, 2013.

 

[2]Bryan A. Garner, Legal Writing in Plain English) (Second Edition, University of Chicago Press, 2013, §10.

 

[3]Bryan A. Garner, Legal Writing in Plain English (Second Edition), University of Chicago Press, 2013, §35.

 

[4]Kenneth A. Adams, A Manual of Style for Contract Drafting (Third Edition), American Bar Association, 2013, §62.

 

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